บริการยืม-คืน/จ่าย-รับ
บริการยืม-คืนถือเป็นบริการขั้นพื้นฐานของห้องสมุดที่จะต้องมี โดยเป้าหมายหลักของบริการยืมคืน ก็คือ เป็นการเปิดโอกาสให้ผู้ใช้ได้เข้าถึงทรัพยากรสารสนเทศ และนำสารสนเทศนั้นไปศึกษาค้นคว้านอกห้องสมุดได้ ซึ่งการยืม-คืนนั้น ก็มีหลักปรัชญาที่สำคัญดังนี้
ต้องให้ความเท่าเทียม และเป็นธรรมในการเข้าถึงทรัพยากรสารสนเทศห้องสมุด เพื่อให้ทุกคนเข้าถึงทรัพยากรสารสนเทศอย่างเป็นธรรมและทั่วถึงกัน โดยกำหนดนโยบาย และระเบียบ เพื่อให้มีการเข้าถึงทรัพยากรสารสนเทศให้มากที่สุด โดยปรับปรุงการเข้าถึงสารสนเทได้ง่ายที่สุด ซึ่งจะต้องอาศัยเทคโนโลยีที่ทันสมัยที่สุดมาช่วย เพื่อให้ได้ทรัพยากรสานสนเทศล่าสุด มาบริการผู้ใช้ให้เร็วที่สุดด้วย
บทบาทหน้าที่ ของการยืม-คืน
1. การควบคุมงานบริการยืม-คืน ซึ่งเป็นบริการพื้นฐานของห้องสมุดที่ด้วยมี โดยมีเป้าหมายคือ ผู้ใช้ทุกคนสามารถเข้าถึงสารสนเทศได้ มีความเท่าเทียมกัน และตอบสนองความต้องการมีสารสนเทศไว้ในมือ ที่กันว่าความเท่าเทียมในการใช้ (Fair Use)
2. การประชาสัมพันธ์ห้องสมุด งานบริการยืม-คืน เป็นบริการแรกที่ผู้ใช้เข้ามาติดต่อ และเข้ามาหาโดยผู้ใช้จะเป็นผู้ตัดสินคุณภาพของการบริการห้องสมุดได้ โดยผู้ใช้จะมองจากความพึงพอใจของผู้ใช้งาน และเป็นแหล่งประชาสัมพันธ์ของชุมชนเพื่อให้เกิดความสัมพันธ์กับผู้ใช้งานด้วย ซึ่งการประชาสัมพันธ์ในห้องสมุดที่ผู้ใช้ต้องการก็คือ
- ผู้ให้บริการจะต้องมีจุดบริการให้กับผู้ใช้ทั้งหมด เพื่อเป็นการสร้างความสัมพันธ์กับผู้ใช้บริการที่เข้ามาใช้งานซึ่งมักจะมีปัญหาในการใช้งานอยู่เสมอ
- ผู้ใช้บริการมีความคาดหวังว่า เจ้าหน้าที่ห้องสมุดต้องทราบทุกๆเรื่อง เนื่องจากผู้ใช้ไม่ทราบว่าเจ้าหน้าที่คนไหนคือบรรณารักษ์ จึงทำให้ผู้ใช้ไม่ทราบจะไปติดต่อบรรณารักษ์ได้ที่ไหน เลยจึงต้องไปที่บริการยืม-คืนอยู่เสมอ
โดยที่การประชาสัมพันธ์ที่ไม่ดี หรือการบริการไม่พึงพอใจ อาจจะให้เกิดสาเหตุที่ไม่พอใจในการใช้ห้องสมุดจนไม่กลับมากใช้บริการอีกต่อไปก็ได้ ซึ่งสาเหตุที่ทำให้ผู้ใช้ไม่พอใจในการบริการเป็นอันดับแรกๆมีดังต่อไปนี้ คือ
- ผู้ใช้หาสิ่งที่ต้องการไม่ได้
- ค่าปรับ
- ไม่ได้รับการแจ้งเตือนกำหนดการส่ง หรือแจ้งเตือนการส่งช้า
- ร้อนหรือเย็นเกินไป
- ระยะเวลาในการยืมสั้น
- จำกัดครั้งการยืมต่อ
- ไม่พอใจบริการที่ได้รับจากบรรณารักษ์
- เสียงรบกวน
- เครื่องสำเนาเอกสาร คอมพิวเตอร์ อุปกรณ์ ต่างๆไม่ทำงาน
ค่าปรับ
เป็นค่าใช่จ่ายในกรณีที่ส่งคืนทรัพยากรสารสนเทศไม่ตรงเวลา โดยมีวัตถุประสงค์คือ เป็นกระจายการเข้าถึงทรัพยากรสารสนเทศให้ผู้อื่น เพื่อเพิ่มการมีความรับผิดชอบ และกระตุ้นให้มีการส่งคืนตามเวลาที่กำหนด ซึ่งแต่ละห้องสมุดมักจะมีการกำหนดค่าปรับที่แตกต่างกัน ตามระยะเวลา ความสำคัญของสารสนเทศแต่ละประเภท ซึ่งห้องสมุดควรส่งเอกสารแจ้งเตือนวันส่งด้วย ซึ่งห้องสมุดจะต้องใช้การจัดการในการปรับด้วย เช่น มีการยกเว้น และผ่อนผันได้ หากไม่มีการส่งคืน และการจ่ายค่าปรับจะทำให้สิทธิการใช้ห้องสมุดถูกระงับ และรวมไปถึงการระงับการสำเร็จการศึกษาได้ในกรณีของห้องสมุดมหาวิทยาลัย โดยการจ่ายค่าปรับนั้นก็สามารถจ่ายได้หลายวิธี เช่นจ่ายที่บริการยืมคืน หรือจ่ายผ่านระบบอัตโนมัติ โดยคิดตามสภาพหนังสือ ความเสียหาย หรือค่าดำเนินการต่างๆในกรณีทำหายเป็นต้น ซึ่งก็จะลักษณะที่คล้ายกันกับค่าสมาชิก หรือค่าธรรมเนียมต่างๆที่มีอยู่แล้วในห้องสมุด
นอกจากนี้งานบริการห้องสมุด จะมีงานในส่วนของการจัดชั้นหนังสือต่างๆให้ถูกต้องการหลักการจัดชั้น และปรับเปลี่ยนนำสารสนเทศใหม่ที่สุดขึ้นชั้นให้ไวที่สุดด้วย การดูแลรักษาให้มีสภาพพร้อมใช้งานและใหม่อยู่เสมอ การรักษาความปลอดภัยของทรัพยากรสารสนเทศ และผู้ใช้บริการ โดยมีระบบรักษาความปลอดภัยตามลักษณะของห้องสมุด และการจัดเก็บทะเบียนผู้ใช้ เพื่อจำแนกว่าใครบ้างมีสิทธิ์ยืมทรัพยากรสารสนเทศ หรือมีสิทธิ์ใช้บริการของสถาบันสารสนเทศ โดยมีข้อมูลต่างๆ เพื่อใช้ในการติดต่อ หรือติดตามต่างๆ หรือสามารถตอบสนองความต้องการของผู้ใช้คนนั้นๆได้
เทคโนโลยีที่มีการนำมาใช้ในบริการยืม-คืน
1. เทคโนโลยีรหัสแถบ (Barcode) เป็นการกำหนดรหัสในรูปแบบแถบสีขาว-ดำ แตกต่างด้วยความกว้างแถบตัวเลขใช้สำหรับงานยืม – คืน งานทะเบียนผู้ใช้ เป็นต้น
3. เทคโนโลยีอาร์เอฟไอดี (Radio Frequency Identify - RFID) เป็นการใช้คลื่นวิทยุ เพื่อระบุอัตลักษณ์วัตถุที่ติดป้ายอาร์เอฟไอดี แทนการระบุด้วยวิธีอื่น เพื่อนำไปใช้งานแทนระบบรหัสแถบ เนื่องจากการอ่านข้อมูลจากระยะไกลได้และอ่านได้ครั้งละมากๆ ซึ่งมีข้อดีคือ สามารถอ่านข้อมูลได้โดยวัตถุนั้นไม่ต้องอยู่ในแนวระดับที่มองเห็น อ่านข้อมูลผ่านวัตถุหรือสิ่งกีดขวาง อ่านข้อมูลของวัตถุทั้งหมดที่อยู่ในรัศมีการอ่านได้ในครั้งเดียวทั้งหมดก็เพื่อเพิ่มความสะดวกรวดเร็ว และความถูกต้องของข้อมูล ซึ่งสามรถเป็นประเภทของ เทคโนโลยีอาร์เอฟไอดี ได้ดังนี้
3.1. Active Tag มีแหล่งพลังงานขนาดเล็ก หรือแบตเตอรี่ในตัวสามารถส่งข้อมูลด้วยความถี่ ได้ด้วยตนเอง
• สามารถส่งข้อมูลได้ไกล
• ราคาสูง
• มีอายุการใช้งานจำกัด (ขึ้นกับแบตเตอรี่)
3.2. Passive Tag ไม่มีแหล่งพลังงาน หรือแบตเตอรี่ในตัว
• ต้องการพลังงาน หรือการกระตุ้นด้วยความถี่วิทยุจาก Reader
• ราคาถูก
• ราคาถูกไม่จำกัดอายุการใช้งาน 100,000 ครั้ง
การจัดการในห้องสมุด
ลักษณะของการจัดจัดการห้องสมุดแบ่งตามลักษณะของห้องสมุดดังนี้ คือ
1. ห้องสมุดขนาดเล็ก บรรณารักษ์ทำหน้าที่ดูแลงานและเจ้าหน้าที่ กำหนดนโยบายการดำเนินงาน กฎระเบียบ และแนะนำดูแลการทำงานของเจ้าหน้าที่
2. ห้องสมุดขนาดใหญ่ มีหัวหน้าแผนก (Department Head) ดูแลบรรณารักษ์ โดยบรรณารักษ์ดูแลงานด้านการจัดการ
3. ห้องสมุดขนาดใหญ่มาก จะมีหัวหน้างาน (Circulation Chief) ดูแล ภายใต้การควบคุมของผู้ช่วยบรรณารักษ์ (assistant librarian) และหัวหน้าบรรณารักษ์ที่ทำหน้าที่ดูแล (Division Supervisor)
ความรู้และทักษะที่ต้องการในการจัดการห้องสมุดสำหรับบุคคลากรในห้องสมุด
1. มีใจรักในงานบริการ มีความอดทนสูง เนื่องจากผู้ใช้มักมีลักษณะนิสัยต่างกันการให้บริการจึงต่างกันไป
2. มีความรู้เกี่ยวกับทรัพยากรที่มีไว้บริการ เพราะผู้ใช้คาดว่าจะได้ในสิ่งคาดหวังไว้
3. มีทักษะการใช้คอมพิวเตอร์ ฐานข้อมูล OPAC
4 .มีไหวพริบในการแก้ปัญหาเฉพาะหน้า เพื่อบริการผู้ใช้ที่แตกต่างกันเพื่อให้รับความพึงพอใจมากที่สุด
5. มีมนุษยสัมพันธ์ดีในการให้บริการ
6. สามารถให้ความถูกต้องแก่ผู้ใช้ได้
7. มีความยืดหยุ่นในการให้บริการ
8. มีความน่าเชื่อถือ ซึ่งความน่าเชื่อถือนี้จะช่วยทำให้ผู้ใช้เกิดความเชื่อมั่น และมั่นใจในการบริการ และสารสนเทศที่ได้รับ
การจัดการบุคลากรในการบริการห้องสมุด
1. ต้องให้ความสำคัญในการถ่ายทอดประสบการณ์จากผู้เชี่ยวชาญไปยังผู้ที่เริ่มงานใหม่ โดยมีพี่เลี้ยงคอยแนะนำงานอยู่เสมออย่าปล่อยให้อยู่คนเดียว
2. มีลักษณะที่พร้อมจะทำงานอยู่เสมอ
3. ในการทำงานของห้องสมุดนั้น มิใช่มีเพียงงานที่โต๊ะอย่างเดียว แต่มีงานบริการอื่นๆด้วย เช่น การบริการผู้ใช้ หรือการจัดเก็บหนังสือ เป็นต้น
